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论律师事务所的精细化管理 河北唯实律师事务所 赵国来 摘要：本文以市场经济条件下的律师事务所的管理作为出发点，在律师事务所的管理中导入精细化的企业管理模式，不仅提升律师事务所的管理水平，也是律师事务所文化的彰显，同时稳定律师队伍，提升核心竞争力，使律师事务所能够健康可持续发展。 关键词：精细化管理，律师事务所文化建设，竞争力 精细化管理作为一种意识、一种理念和认真的工作态度，也是一种精益求精的管理文化，把复杂的工作简单化，简单的工作标准化，标准的工作流程化，流程的工作定量化，从做好最简单的小事开始累积，对每个细节都精益求精，精细化管理是提升竞争力的核心所在，也是经营管理的重点，精细化管理作为一种先进的企业管理文化，日益被更多的企业所运用，也收到了良好的管理效益，将精细化这种企业管理模式导入律师事务所的各项管理之中，是提高律师事务所管理的重要途径，也是提高律师事务所竞争力和凝聚力的有效方式。 一、 律师事务所精细化管理的指导思想 2011年河北省司法厅《关于加强律师事务所专业化、规范化、法制化建设的意见》中明确，要全面加强律师事务所的建设和管理，大幅提升我省律师业的服务水平和竞争力，加强律师事务所的专业化、规范化、法制化建设，推进律师事业又好又快发展，满足经济社会法律服务的需求，到“十二五”末初步形成现代化的律师事务所的管理机制。 全省律师事务所的“三化”建设为律师事务所的管理指明了方向和奋斗目标，也为律师事务所的管理者提出了更高的要求，律师事务所实行精细化管理，是实现“三化建设”和“全面管理”要求的基础，把“三化建设”的目标作为管理的核心和指导思想是实现和落实省司法厅要求的具体体现，律师事务所的现代化管理模式就是实现全过程的系统控制管理，精细化管理是实现这一管理现代化的有效途径。 二、 律师事务所精细化的内容 律师事务所的精细化管理不同于一般意义上的企业精细化管理，笔者认为，律师事务所的精细化管理是通过一定的行为规则规范细化管理的各个环节和层面，使各项管理实现系统化、精细化，同时运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使管理的各个阶段精确、高效、协同、有序，从而改变目前有些律师事务所管理中的“粗、乱、放”的局面。 律师事务所的精细化管理，最重要的是管理上的细节，把每个工作环节的细节管理好，使律师事务所的各类业务每时每刻都处于一种受控状态，把过程管住，这就是律师事务所的精细化管理。 精细化管理的理念，最早是德国人提出来的，他们就强调通过过程控制，来保证很好的结果，从而实现全过程管理，这里强调的是管理过程中的“细”，“细”是精细化管理的核心。 律师事务所精细化管理的措施，应实现“六化管理”具体为管理的简单化、标准化、流程化、定量化、细节化和人性化。 1、 管理的简单化。 管理的简单化是指律师事务所的管理中，减少管理的环节和人员，真正实现《律师法》要求的主任负责制。 笔者认为在管理的过程中简化管理过程，非常重要，使律师感觉到管理单一，不是程序繁杂，从而有效提高管理效力，使律师事务所的各项管理措施实现“直通”，主任作为律师事务所的管理者直接与律师沟通，了解律师的工作动态和思想动态，掌握律师事务所管理漏洞，从而有效制定管理措施。 2、 管理的标准化。 标准化管理就是实现律师事务所管理的制度化，措施的标准化，把管理的各项措施以标准化制度的方式“立规”于所，从而使律师的活动“有规可循”，对于违规律师，处罚有据，同一尺度，相同标准，从而实现管理的标准化。 3、 管理的流程化。 标准化管理还可以解决另外一个管理问题就是实现管理的流程化，律师事务所将各类业务的流程以制度的方式形成标准，作为一个统一的流程，要求律师工作中必须按照统一流程进行工作，提高工作效效率，同时，把律师办理各类业务时的每一个阶段的工作要求和内容也明确细化，从而实现对律师业务管理的具体化和量化。 4、 管理的定量化。 管理的定量化实际上是实现对律师业务管理的具体体现，在律师管理过程中业务管理是重中之重，只有实现定量化管理，才可以有效把握律师的办理质量，减少投诉。例如在定量化管理中，制定律师事务所各类业务的工作阶段的律师的工作内容和要求，在每个阶段律师应当完成工作范围和形成的律师文件，作为管理者随时可以查阅律师的工作档案，实现管理者对律师业务的全面控制管理，从而提高各类业务水平和服务质量。例如在代理刑事案件的辩护中，定量化的工作可以制定案件接受委托后的各个阶段律师的工作内容，把律师在每个阶段的工作内容以一定指标的方式进行量化，如在每个阶段需要会见当事人几次，与家属沟通案情不少于几次等等，这样既可以保证律师与当事人之间有充分的沟通，也可以使律师更清楚的了解案情和充分听取当事人及家属意见，充分发挥律师的职能和作用，从而有效维护当事人的合法权利，有效避免目前部分律师“一张纸、一支笔”的办案作风。 5、细节化管理是核心管理。 以上管理的措施关键是标准化，也就是制度化，这是实现管理的基础，但是，标准和制度的制定要准确到位，强调细节，例如在律师各阶段工作标准中，对于律师工作的每一个环节都要尽可能细化，律师代理当事人提交证据的时间节点、庭前材料准备的内容和时间要求、辩护词、代理词的初稿形成时间、档案材料及归档要求等均要细化出具体时间，同时要求律师做好每个业务的工作日志随档，从而实现对律师事务所细节上的管理。 5、 人性化管理。 人性化管理就是在律师事务所的工作标准和各类制度的制定过程中，要充分结合律师的工作特点和实际，要体现人性，不能苛刻和脱离实际，使律师在工作中能够自觉遵守和执行制度和标准，自觉形成行为习惯；使律师在律师事务所的集体中感到有归属，有“家”的感觉；使律师在快乐中工作；使律师愿意并主动与管理者进行思想和业务的沟通；使律师自愿并主动愿意到所里上班，愿意与大家在一起沟通交流；使律师在繁忙的工作中心灵有所寄托；使律师能够得到集体的关心和关怀，把律师吸引到“家”里来，从而提升律师工作的积极性和主动性，提高服务质量和群众的满意度。如在律师事务所内部可以建立律师福利制度，安排一定的时间统一组织律师和家属旅游、节日慰问、生日庆典、健康游戏活动等等，这也是律师事务所文化建设的一个方面，同时也是提升律师事务所核心竞争力的前提，也是律师事务所凝聚力的体现。 三、实现律师事务所管理精细化的措施 （一）、制度入手。 目前，部分律师事务所管理存在的问题是“粗、乱、放”的管理，即律师事务所管理者“粗线条”、“放开式”的无序管理，对于律师和律师业务的监控管理严重缺失，律师工作的随意性较大，从而造成律师办案质量差，只求数量不求质量，只求经济效益，忽视社会效益，违背律师执业道德和纪律，致使律师事务所投诉上升，律师事务所人心涣散，散沙一盘，要解决这一问题，首先从制度入手，特别是从制度的执行入手，严格执行律师管理的各项制度，同时适时制定本律师事务所的工作流程和标准，同时作为管理者应当做到严于律己，身体力行，制度的执行管理者是关键。 （二）、规范律师的各类行为。 目前部分律师事务所成了“出租柜台”，律师“拎包办案”的现象较为普遍，这不仅严重损害律师的执业形象，同时也给律师事务所的管理带来后患，律师事务所管理者无法实现对律师真正的管理，有一些律师私自办案，私自收费，破环了制度的执行，但是由于管理的无需和“粗放”，使得作为管理者难以掌握律师的动态，因此，律师事务所要充分发挥律师党员和党支部的作用，严格执行律师的行为规范，律师事务所内部必须制定作息时间和律师事务所的值班制度，要求律师在非外出工作期间一律到所上班，如此可以有效防止上述问题的发生，另外，避免律师事务所的盲目扩张，由于管理者的管理水平所限以及目前各律师事务所的环境所限，律师事务所的扩张会带来管理的“失控”，所以，应当严格控制律师事务所的发展规模，严把律师事务所的“进人关”。 （三）、充分发挥律师事务所管理者的作用。 作为律师事务所的管理者，要把律师事务所当成“家”一样管理，对待律师就像对待自己的父母和兄弟，首先自己要以所为重，管理中要充分体现民主和科学，要有胸怀，对于律师的管理既要敢管，还要会管，在律师事务所的管理中要结合律师事务所和律师的实际，不断摸索。 四、律师事务所精细化管理的实践 唯实律师事务所是唐山市的老所，有着近三十年的历史，在新形势下如何发展好、管理好这个所，是摆在我所面前的大事，为了在律师事务所竞争激烈的情况下，稳定和可持续发展，我所从2009年开始摸索精细化的管理方式，至今收到良好的效果，律师队伍得到稳定，业务量逐年上升，整个律师事务所形成了一个有效的团体，从成立到目前没有发生一起投诉事件， 2011年我所的业务量和收费额比2010年增长了近30%，非诉讼业务的收费额占总收费额的近四成，已连续多年被省司法厅评为省优秀律师事务所。 （一）、发挥党支部和党员的模范作用 唯实律师事务所的党支部现有党员8名，为充分发挥律师党员的模范作用，给律师党员提供活动场地，我所在所内设立了党员活动室，对外我所悬挂了“唯实律师事务所党支部”的专门的牌匾，有利的维护党员律师参加活动，而且我所党员律师每月都有专门的活动，并且，有时把党员活动与我所的业务学习相结合，使活动有声有色。 （二）、制度建设 规范律师和律师事务所的行为，应当从加强律师事务所的制度建设着手，在律师事务所的管理过程中，我所始终在不断完善制度建设，重新规范了和完善了以下制度：1、合伙人会议制度；2、律师述职制度；3、律师值班制度；4、防止上访制度；5、律师事务所的福利制度；6、律师办案集体研究制度；7、办理委托手续的注意事项等。 关于“述职制度”是我们根据律师年检过程有走过场的现象，适时引进了党政机关干部的“干部述职”的做法，对律师在年检注册时，采用述职方式进行考核，具体是由主任、副主任、党支部书记组成考核组，对律师进行年度考核，由律师对自己一年来的律师业务工作、社会公益事业、所内的工作、党建工作、职业道德执业纪律等方面进行面对面的陈述，由考核组人员提出有关问题，由聘用律师进行解释，通过这样的办法我们可以及时发现问题，从而增强律师的工作的责任心，对于在述职过程中发现的问题，首先提出批评，问题严重的给与警告，性质非常严重的，经合伙人会议决定对该律师进行处理，这样从本质上解决在年检注册时的走过场的现象。 律师事务所的福利制度。我们认为一个好的律师事务所不仅要有一个好的队伍，而且，更要将这个所变成一个“家”，一个大家都可以依靠的温馨的家，这也是我在多年的管理中摸索出来的，由于律师工作的特殊性和相对的独立性，作为管理者为大家营造一个家的环境，非常重要，只有这样才能使律师事务所具有吸引力，从而保证队伍的稳定，继2000年我们为每位律师均缴纳了医疗保险后，2010年我们又为没有缴纳住房公积金的律师缴纳了公积金。 用心关爱每一个律师，在暑季为律师购买和发放防暑降温、冬季为律师发放取暖补贴、“五一”、“十一”、春节为律师发放慰问品，三八妇女节为女律师发放女律师补贴等，另外，在暑期组织全所律师和家属集体外出旅游、在每年的春节前大家要在一起吃年夜饭，大家在一起谈谈一年来的感想，感受家的温暖，这一做法我们已经坚持了近十年，而且，这些资金全部是由所积累出资，通过这些做法，增进了律师之间的了解与情谊。 通过这些福利措施，有效的抓住了每个律师的心，提高律师所的凝聚力，从而使大家增强了集体的观念和意识，大家在一起就像兄弟姐妹一样，所以，这么多年来，我所人员人员稳定，虽然我所律师的公摊费用较高，但是没有一个律师提出由于费用高而离开，由此说明唯实所是由吸引力的，通过这些措施也有利的稳定了我所律师队伍。 （三）、精细化管理 管理的精细化是一个团队精神的体现，也是工作中时时处处次以人为本的要求。唯实所的管理体现了这一特点，大到案件集体研究，小到卫生的清扫桌面的布置，我们都进行严格的要求，细微之处体现的是管理，所以，我们每天值班人员提前一个小时到岗，对整个办公、接待场所进行彻底的卫生清扫，给大家营造一个干净、整洁的环境，同时，我认为，一个干净整洁的环境也是对来我所当事人的一种尊重。 由于我所的地理位置，每天到所办事的当事人较多，包括周六、日，为此我们提出律师事务所要“白天不离人”，以使当事人能够随时到所得到服务。为保护当事人的隐私，在我所办公场地紧张的情况下，专门设置了封闭的接待室，以使当事人与律师能够正常交流。 另外，我所电脑实现每人一台，每个律师的办公桌前都有网络终端，以提高办公效率。同时我所要求对外的材料一律使用打印材料，包括当事人的诉讼文书、代理词、辩护词等。 第一、完善的委托手续管理。 1、由于律师的工作性质，接收委托办理法律事务，所以委托手续的管理非常重要，我们的做法是由主任和内勤二人专人管理，具体是委托手续放在大家都知道的专门的卷柜内，只有主任和内勤二人有钥匙，大家在办理委托时，必须经上述二人，按照委托书的统一编号进行登记，编号与登记册必须一致，手续非常严格，否则，任何人拿不到委托手续，从而，从源头上有效杜绝律师私自接案、私自办理委托的现象；另外，律师事务所公章由主任亲自管理，任何人使用公章，必须经主任审查、批准，由于这些措施，我所杜绝了手续满天飞、公章随意盖的情况。 2、手续完善。 年开始我所进一步完善了委托手续，我们的手续包括八部分，即办案审批表、委托人承诺书、委托人须知、诉讼风险告知书、代理合同、委托书、收费凭证复印件、委托人提交证据材料登记表，特别是委托人提交证据材料登记表一项，在表中有委托人提交的证据的份数，以及是原件还是复印件的登记，这样可以有利于保护律师，一旦出现证据问题，有据可查，另外，我所要求律师绝对禁止收取当事人原件的证据材料。 第二、强化投诉的处理。 律 师事务所作为直接服务于不同大众的窗口单位，律师的素质不同，当事人的要求不同，如何的避免投诉是摆在我们每个律师事务所面前的一个难题，如何破解，我们多年来摸索出一个行之有效的方法，就是领导重视，加大处罚力度。 我们的做法是，如果有律师被投诉，实行主任负责制，由主任出面进行处理，该退费退费，该处罚处罚，被投诉律师都要在全所律师大会上做检查。 （四）、团队协作 加强律师事务所的队伍建设最重要的一条就是培养和造就一致团结协作的队伍。多年来，我所在这方面也做了大量工作，组织大家旅游、座谈会等这些方法，增进了大家的团队精神，律师在办案过程中，偶尔会发生开庭时间的冲突，这样为了使当事人的利益不受损害，一旦冲突，我们马上派其他律师到场，所以，大家的合作非常协调，而且，这些工作几乎不用主任安排，而且，律师之间从没有因律师费用的问题出现矛盾和意见，大家相互关心，有生病的律师大家不用组织，自发的去帮助并承担他的工作，大家在协作过程中，不计较得与失。 （五）、提高素质，努力拓展律师新业务 律师事务所的律师队伍在不断壮大的同时，业务领域也逐渐拓展，由传统的诉讼业务逐步向非诉业务领域转移和发展，并且向高端的法律服务迈进。 2008年美国花旗集团在唐山进行合资项目谈判，我所派律师担任唐山方的法律顾问，由于我所律师的表现给花旗集团中国区的总裁留下了深刻印象，2010年该集团拟在辽宁葫芦岛投资，于是该集团中国区总裁找到我所，要求我所为其公司对外投资项目出具法律风险评估，这对于我们是一个全新的工作，于是我们成立了以主任为组长的五人工作组，我们南下广州、杭州，北上葫芦岛、沈阳等地，进行了大量的调查和取证，对拟合作的公司以及相关联的公司做了彻底的调查，最终历时近一个月，我们拿出了长达72页的评估报告，在报告中以各种材料为素材进行分析论证，外方对我们的报告非常满意，尊重并完全采纳了律师意见。 今年，我们还为唐山钢铁设计研究院的马来西亚公司的总包项目出具了合同风险的评估，同样受到该公司的认可。 在新业务方面，我所还连续两年为河北钢铁集团委托国家开发银行在金融市场发行50亿中期票据出具《河北钢铁集团有限公司发行中期票据法律意见书》，为河北钢铁集团在非债券市场融资做了大量工作。 这 些新业务的开展不仅锻炼了我们，同时，也开阔了我们的视线，积累了经验，为日后更好的服务于社会、服务于企业提供了成功的案例。 五、律师事务所精细化管理小结 精细化管理是律师事务所运行的核心，律师事务所要做强，需要有效运用文化精华、技术精华、智慧精华等来指导、促进发展。 精细化管理的本质意义就在于它是一种过程和目标分解细化和落实，是让标准和制度能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程，同时也是提升整体执行能力的一个重要途径。 实施精细化管理的过程中，最为重要的是要有规范性与创新性相结合的意识，要做到决策的科学化、精细化 ，精细化管理的背后，是一种上下一心追求极致的大众思维模式，它是建立在法制社会基础之上的。 律师事务所能否生存发展，决策的科学化、精细化起着决定性的作用，“精者，去粗也，精心筛选，从而找到解决问题的最佳方案；细者，入微也，究其根由，由粗及细，从而完善管理并发现管理的规律性。”这段话可以作为律师事务所管理决策的座右铭。 参考文献：1、汪中求 吴宏彪 刘兴旺《精细化管理》新华出版社 2005年出版 2、孙念怀 《精细化管理—操作方法与测略》新华出版社 2005年出版
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发表于 2012-8-29 10:49
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