公证打消顾虑 化解忧愁 安心置业

刘凤悦

　　按：为增强网友对公证的了解，现将安安静静网友撰写的《牢记职业使命，提升公证质量》一文发表，以飨读者。

牢记职业使命　提高公证质量

　　近年来，玉田县公证处充分发挥公证“服务、沟通、监督、公正”职能作用，以服务三农、服务民生、服务经济建设为重点，保护当事人的合法权益，预防纠纷，减少诉讼，取得了良好的社会效益和经济效益，每年办理各类公证业务600余件，接待来访当事人一万余人次，从未出现过假证、错证，实现了零投诉，连续五年被市、县政法委员会授予“人民满意的政法单位”称号。2006年，我处在河北省公证服务社会主义新农村建设经验交流会上做了典型发言。
　　一、树立公证质量意识，完善各项规章制度。
　　随着人们经济交往的增多和家庭、个人生活的利益化，近年来，越来越多的人，希望通过办理公证，吃下法律的“定心丸”。每天电话或前来咨询申请公证的人们络绎不绝，公证员的工作量和办证数量明显增加。在这种情况下，如何既高效便民，又确保公证质量，直接关系到公证业的形象和声誉，关系到公证的社会公信力，关系到公证行业的社会地位和作用。为此，今年我处开展了“公证规范化管理年”活动，制定了相应的制度和措施。
　　在办证过程中，我处实行了公证员首问负责制，由第一个接待当事人的公证员负责接待咨询，审查相关资料。在解答咨询时，做到热情、耐心、详尽，用语文明、规范、简洁。证明材料不全的，由承办公证员对需要提供的证明资料列表告知当事人，做到了一次全面告知，让当事人少跑冤枉路，节省了办证时间。对于不符合受理条件的公证申请事项，向申请人说明理由。对证明材料齐全的申请人，因健康状况等原因需上门办证的，安排承办公证员在三天之内上门服务，对当事人是年老体弱者和危重病人的，当天安排公证员上门受理或特事特办。
　　在公证过程中，有时出现重大疑难问题，马上召集公证员及有局其他法律人士参加的讨论会，群策群力，商讨解决办法，不仅解决了当事人的困扰，还保证了公证的质量。同时，我处加强市县公证处之间的横向交流，去兄弟公证处进行学习，借鉴他们的先进做法，提高自身公证质量。
　　公证处人员少，工作任务重，为此，我处把立卷归档工作分散到平时进行。每办完一件公证，抓时间、挤时间整理卷宗，完成打号、加盖各种印章、帖封签等一系列工作。为提高公证质量，每周一下午召开公证处例会，对上周所办公证进行点评，对存在问题提出解决办法。各位公证员及工作人员畅所欲言，把工作中的疑惑提出来，大家一起交流、探讨，寻找最佳解决方案。我处人员一致反应，这个例会对工作的开展大有益处。
　　规范化建设，规范了公证行为，提高了工作效率，提升了公证队伍形象，促进了公证质量的提高。
　　二、加强学习，提升素质，不断提高公证人员的服务水平。
　　“打铁还需自身硬”，为干好公证工作，我处公证人员注重政治素质和业务素质的提高，对局组织的政治学习，无论工作多忙，都会准时参加。八小时之外，我处每名人员都能坚持学习业务，查阅各种书籍，及时掌握与工作相关的新法律、法规，积累知识，更新知识结构，同时，还参加法律本科专业自学考试。对每年省市组织的业务培训，更是做好充分准备，把平时工作中遇到的问题写下来，带着问题去参加学习，珍惜机会，虚心向同行请教，做好听课笔记，努力提高自身的政治素质和业务水平。
　　当事人因为相信法律，想用公证手段保护自己的合法权益而来到公证处，对每一个前来咨询的当事人，我处公证人员热情接待，耐心解释，让当事人不带着疑问离开公证处。有时，有的当事人因为遇事心急，难免耍态度，使性子，说出过激的话，我处人员用语言和行动安抚他们，使他们平静，给他们出点子，想办法，及时为他们办理公证，解决困扰他们的难题。
　　为便于当事人迅速识别公证人员，上班时间，公证人员统一着装，佩戴公证徽章。同时，服装和徽章也使公证人员从内心油然而生一种责任感、使命感，更加端正了服务态度，以饱满的热情为当事人提高最优质的服务。
　　三、严格按程序办理公证，保证公证质量稳步提高。
　　公证过程中，公证人员坚持以事实为依据，以法律为准绳的办证原则，严格依照《公证法》、《公证程序规则》等法律、法规办理每件公证。
　　由于一些当事人对法律缺乏了解，存在模糊认识，对公证员坚持原则的做法产生误解。在这种情况下，公证员坚持做到热心、耐心、细心，用热情的服务赢得当事人的理解。一次，一位青年因其父亲去世存款不能支取，银行告诉他到公证处开具证明。这是一宗典型的继承权公证，公证员要求当事人提供他父亲的死亡证明以及他父亲与其法定继承人的亲属关系证明。那青年人认为手续太繁琐，是公证员有意刁难，便大吵大闹起来。公证员不急不恼，找来相关法律条款，耐心对他解释，使这位青年心平气和地接受了公证员的意见，并诚恳地道歉。
　　因蓟运河洪涝灾害，位于玉田县石臼窝镇和杨家板桥镇辖区内的2个村庄三百余户村民需要搬迁，这是省政府的“民心工程”，我处对村庄新址推垫工程招标积极给予公证。办证中，公证人员认真做好以下几方面工作：一是进行投标人资格预审，按照法律法规和招投标文件的规定依法对投标人的营业执照、资质、资信等情况进行审查，发现有的投标人未带身份证及其他有效证明，及时向招标人提出建议，取消投标资格。在场的其他投标单位对公证人员的做法心服口服。二是重点检查标书的交接时间、投标人的资格、标书的密封情况，对标书交接情况签字、确认。三是对评标定标过程予以监督。四是对签约合同进行公证，对签约合同资格和内容进行审查。我处认真细致的工作，保证了治洪区搬迁工作的顺利进行，受到县政府领导的好评。
　　四、多措并举，全面提升公证质量。
　　根据《公证法》和《公证程序规则》的规定，公证书出具前需要审批，我处严格坚持这项制度。并且，我处实行公证事项二级审批制度。一是由审批人员进行审批。对审批的公证事项，审批人员以高度的责任心仔细审核、严格把关、杜绝各类差错，防止出现假证、错证以及其他不合格证。审批人员在案件审批过程中，做到六不批：法律关系不明的不批，谈话笔录与调查材料有矛盾未排除的不批，当事人提供的材料与调查材料有矛盾未排除的不批，当事人提供材料之间有矛盾未排除的不批，案由与证明不一致的不批，不按规范格式制作的文书和不符合其他规定的不批。
　　二是由主管局长审查。每周一上午将上一周所办理的公证卷宗整理归档后，报主管局长进行审查，发现问题，及时与承办公证员和审批人员进行交流，使问题明朗化。如确需补充、修改，及时完善手续，把每一份公证做成“铁证”，经得起法律的检验。
三是采取多种公证质量检查方法，建立个人自查、互查、抽查的三查制度。（1）自查。承办公证员在每一份公证卷宗归档前，应结合整理卷宗进行公证质量自查。（2）互查。各承办公证员每三个月互查一次卷宗。（3）抽查。每年的一月和七月，我处组织专门人员对公证卷宗进行抽查，并对抽查卷宗的公证质量情况写出汇报材料，经处务会审议通过后，上报县司法局。
　　四是做好证后回访，促进和睦和谐。对有些不容易履行的公证事项，我处实行证后回访制度。利用办理其他公证下乡之际，顺路回访当事人，了解公证文书的履行情况，发现问题，及时调解，将一些民事纠纷处理在萌芽状态。记得有这么一个公证，儿女们因80岁老母亲的赡养问题，达成了协议并办理了公证。有一次，公证员从这个老母亲一村的当事人口中了解到，好象老母亲与其中一个儿子相处不是很融洽。为此，在一次下乡办证后，公证员绕路来到老母亲家中，了解情况。并找到那个儿子，对他晓之以理，动之以情，使母子重归于好。
　　在日复一日、经年累月平凡的公证工作中，我们使一个个办理民事赔偿的当事人，打消顾虑，放心的离去；为一位位继承、赠与的当事人过户房产、领取存款，化解了忧愁；让一件件经济合同当事人安心的履行义务、投资置业；给一起起纠纷当事人保全了无可质疑的证据。我们在安定着人心、减少着成本、打造着诚信、促进着和谐中，实现着公证价值、感受着人生的成就。
　　今后，我们一定继续牢记职业使命，坚持信念、精通业务、维护公正、恪守诚信，为家乡父老乡亲安定祥和的生活在这片热土上，奉献我们的智慧和力量！





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